Про работу с почтой написано сверхмного материала. По итогам ознакомления с литературой и в результате почти 15-летней практики у меня выработался свой «изюм» по повышению эффективности работы в почтовых программах и экономии времени на общение с ними. Которым я и хочу поделиться. Собственно говоря, мои советы применимы к любой программе. Но скрины сняты именно в Outlook.
Система папок
Просто сделайте систему папок. Щёлкните на «Входящих» правой кнопкой, выберите «Новая папка», дайте ей имя. Повторите процесс столько раз, сколько необходимо.
Понятно, что никто не заставляет сделать раз и навсегда некое количество папок и никуда не отступать. Меняйте, добавляйте, удаляйте, вкладывайте друг в друга – в общем, всё, как с системой папок на компьютере. Привожу 2 картинки, чтобы было понятно, как система подстраивается под рабочие задачи, которые есть.
1.Это моя нынешняя система папок. 2.Система до ухода в декрет.
Общие принципы, которыми я пользуюсь и рекомендую другим:
- Накидайте на бумаге 3-5 основных направления вашей деятельности. Это будет первый ПОД-уровень в папке «Входящие».
- К нему же относятся «служебные» папки: планы-отчёты, бюджеты, папки контроля (день, неделя), папка «архив» (куда вы скидываете всё, что некуда разложить и при том – жалко выкинуть), папка «Личное». Возможно, какие-то справочные материалы (но их всё же лучше организовывать на самом жёстком диске).
- В начале папок удобно написать цифры по частоте обращения к данной папке. Если какое-то занятие выходит в приоритет — ставите в начале папки цифру 0, и вся переписка будет с самого верха. Ушла нужда — пишите 8 или 9, папка «переезжает» в конец списка.
- Когда внутри папки становится слишком много писем (а лучше заранее), также проделываете систематизацию. Посмотрите, например, на втором фото мою папку «Мероприятия»: в ней есть вложенная папка «Архив проведённых». ВСЁ, где были завершены дела, закрыты договора, счета и прочее – я убирала туда.
- Теперь, думаю, понятно, куда попадают письма из папки «Входящие», чтобы она не напоминала свалку? Любое письмо подлежит либо ответу, либо решению какого-то вопроса. Но это не мешает записать дело в ежедневник или прилепить напоминалку к письму, и убрать его с глаз долой.
Письма на контроле
Предположим, пришедшее вам письмо требует размышления, либо сохранения вопроса на контроле.
Обычно такое письмо оставляют в папке «Входящие», чтобы потом оно напомнило о себе. Как правило, в папке «Входящие» у современного специалиста находится от нескольких десятков до нескольких тысяч сообщений. Между тем психологи утверждают, что мы не можем одновременно контролировать более 7±2 объектов. Отсюда вывод: при захламленных «Входящих» велик риск забыть нужное письмо, не отреагировать на него вовремя. Выход — разделить все письма по трем уровням контроля.
Первый уровень – нахождение письма в папке «Входящие». Это высшая честь, которая может быть оказана письму: во «Входящих» вы гарантированно увидите его несколько раз за день. Такой чести можно удостоить только самые важные и срочные вопросы. Чтобы ничего не потерять и не забыть, во «Входящих» должно быть не больше 7—10 сообщений.
Второй уровень – письмо переносится в специальную подпапку «1-Контроль», в которой может находиться 20—30 писем. Эта папка просматривается один раз в день, вечером; с находящимися в ней письмами можно осуществить следующее:
- ответить и отправить письмо в архив;
- принять наконец решение (для которого раньше не хватало информации или уверенности), ответить на письмо и отправить его в архив;
- убедиться, что вопрос уже можно снимать с контроля (например, проблема решена), и отправить письмо в архив;
- оставить письмо в папке «1-Контроль» до следующего ее просмотра;
- перенести письмо в папку «7-Контроль», если вопрос стал менее срочным и не требует вспоминания о себе каждый вечер.
Третий уровень – нахождение письма в папке «7-Контроль», в которой может быть до 50—100 писем. Эта папка просматривается еженедельно. Действия с письмом те же, что и при просмотре папки «1-Контроль»: либо решить вопрос и ответить на письмо, либо снять вопрос с контроля, либо оставить его пока на контроле.
Если сейчас у вас достаточно много писем во «Входящих» (от нескольких сотен), можно перейти к новой системе так. Сообщения с 1-го по 10-е по давности оставьте во «Входящих». С 10-го по 30-е – перенесите в «1-Контроль» (чтобы перенести несколько сообщений, выделите их мышкой при нажатой клавише Shift и перетащите в нужную папку). С 30-го по 100-е сообщения перенесите в «7-Контроль». Для остальных создайте специальную папку «Архив – старые «Входящие». К ней вы всегда сможете обратиться, «если что». (Практика показывает, что обращаться не приходится. Вопросы, находящиеся у вас во входящих в сотых по счету письмах от сегодняшнего дня, либо уже умерли, либо вам о них напомнят.)
Пример
Что за письмо пришло |
Что от меня требуется |
Мои действия с письмом |
|
|
|
Предложение опубликоваться в к.-л. издании |
Дать ответ, будем ли мы размещаться |
|
|
|
|
Текущая публикация на сверку |
Получить согласование от нашего руководства |
|
|
|
|
Электронные издания и\или рассылки (пока это КИПинфо и выпуски от сообщества менеджеров) |
Ознакомиться |
|
|
|
|
Любое письмо, с вопросом, на который я могу ответить в течение 1 минуты |
Дать ответ |
|
|
|
|
Письма, ответы на которые нужно обдумать или подготовить или решить с кем-то |
Дать ответ |
|
|
|
|
Планы отдела, бюджеты и т. п. |
Предоставить данные, провести экспертизу |
|
|
|
|
Письма с содержанием: информация для новостей, фото от подразделений, информация от КТА для использования в PR-материалах |
Обработать и использовать (сроки могут быть разные) |
|
|
|
|
Объявления |
Ознакомиться |
|
¹ Про Корзину: из Корзины я удаляю письма через 2 месяца, так что очень долго могу вернуться к ним, если удалила по ошибке.
² Уточню, что почту я смотрю, когда решаю это сделать, то есть сознательно выделяю на это время. Всплывающие письма у меня не появляются и не отвлекают меня. Когда я жду от кого-то, что-то, могу смотреть почту чаще. Если занята, могу и 2 часа её не смотреть, и даже закрыть для верности, чтоб не отвлекаться.
Я понимаю, что специфика у всех своя. Но никто не мешает разделять продажникам письма по папкам на каждого поставщика, например. А маркетологам — по компаниям-заказчикам.
Переводчикам можно ставить на письма сроки сдачи, чтобы точно ничего не пропустить.
Служебные папки и перемещение всего неясного, но возможно нужного — точно пригодится всем. Как и удаление всякого мусора, который точно больше никогда не пригодится.
Не знаю, что ещё и для кого можно предположить. Может, будут вопросы?
Вот это система! Круто, буду создавать нечто подобное, спасибо!
Ответить Оцените коммент:Да, все очень четко по полочкам разложено )). Я тоже работаю с этой программой, буду перенимать ваш опыт...
Ответить Оцените коммент:Полезно, спасибо!
Ответить Оцените коммент:Привет, Аня!
Рад видеть тебя среди авторов проекта!
Сам я не пользуюсь аутлуком, но твоя система впечатляет ))
Ответить Оцените коммент:Ух, как круто! Я бы, наверное, запутался в такой системе :)
Ответить Оцените коммент:Спасибо за отклики!
Со стороны, наверное, действительно, кажется запутанным.
Но я не могу видеть, когда мои коллеги пытаются выудить "то самое письмо, в котором, кажется, Иван Валерьевич, кажется, в марте, писал о проекте 343..." - из общей массы в 3854 письма.
Система обычно растёт вместе с вами. Например, когда-то мне хватало 2-3 папок.
Или ладно, на крайний случай - двух: то, с чем ещё предстоит поработать, и то, что уже можно сдать в архив. Хотя бы зрительно разгрузить своё ежедневное поле зрения. Ну, а налаживать систему хранения не всем нужно. Просто именно в этой работе для меня это важный момент.
В личном ящике такого нет. Есть папка "Рабочее", "Интересное" и, кажется, всё. Ящик кардинально чищу редко - раз в 2-3 недели. Всё полезное и нужное сохраняю на комп. Всё, что стоит лишь прочтения - читаю и удаляю.
Главная задача - разгрузить мозг для более важных мыслей...
Ответить Оцените коммент:Серьезный подход у вас! Респект!
Ответить Оцените коммент:Какой смысл создавать такое большое количество (под)папок, если можно использовать поисковые возможности почтового клиента - он же ищет во всех папках по любому слову?
Ответить Оцените коммент:Ручное перетаскивание писем в тематические папки, наверное, требует серьезного администрирования (+не промахнуться при переносе)?
Илья, смысл примерно такой же, как создание папок на самом компе. Не знаю, какая должна быть специфика, чтобы это не требовалось. Единственный вариант - минимальное пользование компом, когда всех файлов - раз-два и обчёлся. Поисковые возможности у компа тоже немалые.
Чтобы не быть голословной - приведу пару примеров.
1. Вот идёт у меня переписка по договору на создание сайта (я руковожу проектом). С нашей стороны заняты 3 специалиста + юрист. Со стороны исполнителя - 2 специалиста + директор. Общая сумма писем свыше сотни. Много замечаний, поправок, доп.документов и т.п. Держать всё это во Входящих - так у меня там ещё три десятка разных тем. Искать? А по какому слову? Договор? Будет найдено ещё куча прочего про другие договора. По фамилии конкретного человека? А если я не помню, кто именно предложил хорошую формулировку? Понятно, что работу над договором лучше перевести в облако. мы так и сделали в итоге. Но все обсуждения со всеми не перевести никогда. А так - я открываю подпапку "Новый сайт" - в ней подпапку "Договорная документация" - и там у меня вся история переписки. После окончания работ можно будет всю папку скинуть в архив или даже удалить двумя щелчками мыши.
2. Другой случай - переписка с одним человеком. Например, у меня это непосредственный начальник. Мы можем обменяться в день 1-15 письмами по самым разным темам. Как потом в них искать, даже если я отсортирую по его фамилии? А особенно учитывая, что он не любит писать ТЕМУ письма. Я увижу в итоге сотни писем не пойми о чём. Даже если я условно помню, о чём шла речь, искать очень тяжело. Например, он попросил заменить фото в статье. Искать по слову "фото" бессмысленно - вывалится куча писем про другие фото. А ещё, он мог вовсе назвать его в письме "картинка" - я тогда до победного буду откапывать и не откопаю.
Теперь про промахнуться. Вернусь в началу этого ответа: вы часто промахиваетесь при помещении писем в разные папки на компе? А здесь это ещё проще, так как перемещение происходит не перетягиванием мышкой, а выбором папки из списка.
Так что смысл для меня в ежедневной экономии тучи и тучи времени. Возможности моментально отыскать нужное, в общей структуре и систематизации, которая поддерживает мою уверенность, что всё будет хорошо! :)
Верю, что для других это всё может быть совсем иначе.
Ответить Оцените коммент:Папки конечно полезны, но количество ручных перекладываний писем между ними в идеале должно стремиться к нулю.
Ответить Оцените коммент:Если в день с одним человеком до 15 писем, то может быть полезным чат или (если это возможно) чуть больше личного общения.
Тема у письма обязана быть, иначе действительно вместо переписки будет каша и придется вместо поиска больше раскладывать по папкам. Если человек не поставил тему, в ответном письме - ставим ее. Как только он ответил на это письмо, но по другой теме - меняем тему письма.
В данный момент не пользуюсь аутлуком, но многие продвинутые майлеры (предполагаю, что аутлук не исключение) умеют автоматически собирать цепочки писем. Иногда это требует соответствующей настройки.
Для пометок статуса обработанности письма и важности можно использовать флаги (насколько я помню они есть и в аутлуке). Поставить, поменять или снять флаг - быстрее чем открывать дерево и перетаскивать письма из папки в папку.
Для автоматического раскладывания по папкам (а так же для автоматической пометки флагами) рекомендую настроить автоматические правила обработки писем (они же - фильтры).
Для писем с определенными признаками (тема, адресат, даты, пометки и т.п.) можно наряду с обычными создавать виртуальные поисковые папки. Они выглядят как обычные, но по сути являются результатами поиска по заданному критерию (есть опять же не во всех мэйлерах).
Что касается задач - их удобнее хранить и приоритизировать в одном месте. Поэтому если у вас есть какой-то список задач, то как вариант, можно в задаче делать ссылку на письмо. В аутлуке, насколько я помню, любое письмо нажатием одной кнопки превращается в задачу. После этого о том, в какой папке лежит письмо можно вовсе забыть и работать с самими задачами. Один клик мышкой и нужное письмо откроется по ссылке. Пометили задачу как выполненную - опять же, не нужно беспокоиться о перетаскивании или смене статуса письма.
Андрей, спасибо за ценные дополнения.
Я не стала никого грузить автофильтрацией, так как это вообще следующий уровень по количеству входящей корреспонденции и определённая организация ещё и своих респондентов (например, договорённости о теме письма, едином названии проектов и т.п.)
Фильтры я опробовала, когда была руководителем. Но мне не понравилось. Хотя Архангельский хорошо эту идею описывает. Тем не менее, не пошло и всё.
Ответить Оцените коммент:Превращением письма в задачу я пользуюсь и всем советую - у меня это пишется как "Ставлю напоминалку к письму" и способ упомянут в таблице. Жаль, что я не написала именно такими словами - "превратить в задачу".
Аутлук-почта есть, спасибо провайдеру, но я ей не пользуюсь, а оказывается, у неё столько полезных функций.
Ответить Оцените коммент: