Про работу с почтой написано сверхмного материала. По итогам ознакомления с литературой и в результате почти 15-летней практики у меня выработался свой «изюм» по повышению эффективности работы в почтовых программах и экономии времени на общение с ними. Которым я и хочу поделиться. Собственно говоря, мои советы применимы к любой программе. Но скрины сняты именно в Outlook.


Система папок

Просто сделайте систему папок. Щёлкните на «Входящих» правой кнопкой, выберите «Новая папка», дайте ей имя. Повторите процесс столько раз, сколько необходимо.

Понятно, что никто не заставляет сделать раз и навсегда некое количество папок и никуда не отступать. Меняйте, добавляйте, удаляйте, вкладывайте друг в друга – в общем, всё, как с системой папок на компьютере. Привожу 2 картинки, чтобы было понятно, как система подстраивается под рабочие задачи, которые есть.

1.Это моя нынешняя система папок. 2.Система до ухода в декрет.


Общие принципы, которыми я пользуюсь и рекомендую другим:

  • Накидайте на бумаге 3-5 основных направления вашей деятельности. Это будет первый ПОД-уровень в папке «Входящие».
  • К нему же относятся «служебные» папки: планы-отчёты, бюджеты, папки контроля (день, неделя), папка «архив» (куда вы скидываете всё, что некуда разложить и при том – жалко выкинуть), папка «Личное». Возможно, какие-то справочные материалы (но их всё же лучше организовывать на самом жёстком диске).
  • В начале папок удобно написать цифры по частоте обращения к данной папке. Если какое-то занятие выходит в приоритет — ставите в начале папки цифру 0, и вся переписка будет с самого верха. Ушла нужда — пишите 8 или 9, папка «переезжает» в конец списка.
  • Когда внутри папки становится слишком много писем (а лучше заранее), также проделываете систематизацию. Посмотрите, например, на втором фото мою папку «Мероприятия»: в ней есть вложенная папка «Архив проведённых». ВСЁ, где были завершены дела, закрыты договора, счета и прочее – я убирала туда.
  • Теперь, думаю, понятно, куда попадают письма из папки «Входящие», чтобы она не напоминала свалку? Любое письмо подлежит либо ответу, либо решению какого-то вопроса. Но это не мешает записать дело в ежедневник или прилепить напоминалку к письму, и убрать его с глаз долой.

Письма на контроле

Предположим, пришедшее вам письмо требует размышления, либо сохранения вопроса на контроле.

Обычно такое письмо оставляют в папке «Входящие», чтобы потом оно напомнило о себе. Как правило, в папке «Входящие» у современного специалиста находится от нескольких десятков до нескольких тысяч сообщений. Между тем психологи утверждают, что мы не можем одновременно контролировать более 7±2 объектов. Отсюда вывод: при захламленных «Входящих» велик риск забыть нужное письмо, не отреагировать на него вовремя. Выход — разделить все письма по трем уровням контроля.

Первый уровень – нахождение письма в папке «Входящие». Это высшая честь, которая может быть оказана письму: во «Входящих» вы гарантированно увидите его несколько раз за день. Такой чести можно удостоить только самые важные и срочные вопросы. Чтобы ничего не потерять и не забыть, во «Входящих» должно быть не больше 7—10 сообщений.

Второй уровень – письмо переносится в специальную подпапку «1-Контроль», в которой может находиться 20—30 писем. Эта папка просматривается один раз в день, вечером; с находящимися в ней письмами можно осуществить следующее:

  • ответить и отправить письмо в архив;
  • принять наконец решение (для которого раньше не хватало информации или уверенности), ответить на письмо и отправить его в архив;
  • убедиться, что вопрос уже можно снимать с контроля (например, проблема решена), и отправить письмо в архив;
  • оставить письмо в папке «1-Контроль» до следующего ее просмотра;
  • перенести письмо в папку «7-Контроль», если вопрос стал менее срочным и не требует вспоминания о себе каждый вечер.

Третий уровень – нахождение письма в папке «7-Контроль», в которой может быть до 50—100 писем. Эта папка просматривается еженедельно. Действия с письмом те же, что и при просмотре папки «1-Контроль»: либо решить вопрос и ответить на письмо, либо снять вопрос с контроля, либо оставить его пока на контроле.


Если сейчас у вас достаточно много писем во «Входящих» (от нескольких сотен), можно перейти к новой системе так. Сообщения с 1-го по 10-е по давности оставьте во «Входящих». С 10-го по 30-е – перенесите в «1-Контроль» (чтобы перенести несколько сообщений, выделите их мышкой при нажатой клавише Shift и перетащите в нужную папку). С 30-го по 100-е сообщения перенесите в «7-Контроль». Для остальных создайте специальную папку «Архив – старые «Входящие». К ней вы всегда сможете обратиться, «если что». (Практика показывает, что обращаться не приходится. Вопросы, находящиеся у вас во входящих в сотых по счету письмах от сегодняшнего дня, либо уже умерли, либо вам о них напомнят.)

Пример


Что за письмо пришло

Что от меня требуется

Мои действия с письмом





Предложение опубликоваться в к.-л. издании


Дать ответ, будем ли мы размещаться

  • Держу во входящих, пока не произведу оценку необходимости размещаться (0,5-2 дня).
  • Переношу в Архив текущий




Текущая публикация на сверку


Получить согласование от нашего руководства

  • Тут же отвечаю, что получила и примерно указываю сроки, в которые могу сверку провести.
  • Публикацию печатаю, файл сохраняю на компе, письмо перемещаю в папку данного издания



Электронные издания и\или рассылки (пока это КИПинфо и выпуски от сообщества менеджеров)

Ознакомиться

  • Трачу 3-5 минут на чтение, потом письма удаляю¹.
  • Если не успеваю прочитать за 2 дня, убираю в Архив текущий: будет время — вернусь к ним



Любое письмо, с вопросом, на который я могу ответить в течение 1 минуты

Дать ответ

  • Отвечаю тут же, в процессе разбора почты².
  • Если письмо из какой-то темы, убираю в соотв. папку. Если мелочь типа «Подойдёшь ли ты в три часа?», удаляю сразу



Письма, ответы на которые нужно обдумать или подготовить или решить с кем-то

Дать ответ

  • Если срок решения короткий, оставляю во Входящих.
  • Если можно отложить на какой-то срок, то ставлю напоминалку к письму и\или вношу дело в ежедневник на нужную дату.
  • После — письма переношу в папки соответствующей темы



Планы отдела, бюджеты и т. п.

Предоставить данные, провести экспертизу

  • Оставляю во Входящих на 0,5-1 день.
  • После сбора информации и ответа письмо переношу в папку Планы-отчёты



Письма с содержанием: информация для новостей, фото от подразделений, информация от КТА для использования в PR-материалах

Обработать и использовать (сроки могут быть разные)

  • Сохраняю всё нужное на комп в нужные папки, письма помещаю в папки по темам (Сайт-новости, Поставщики, Реклама конкурентов и т. п.)



Объявления

Ознакомиться

  • Удаляю сразу.
  • Сюда попадают все эти рассылки типа «Закрыть 1С», «Пьём чай во столько-то», «Зарплата перечислена», «На период отсутствия директора…»¹ и прочее

¹ Про Корзину: из Корзины я удаляю письма через 2 месяца, так что очень долго могу вернуться к ним, если удалила по ошибке.

² Уточню, что почту я смотрю, когда решаю это сделать, то есть сознательно выделяю на это время. Всплывающие письма у меня не появляются и не отвлекают меня. Когда я жду от кого-то, что-то, могу смотреть почту чаще. Если занята, могу и 2 часа её не смотреть, и даже закрыть для верности, чтоб не отвлекаться.


Я понимаю, что специфика у всех своя. Но никто не мешает разделять продажникам письма по папкам на каждого поставщика, например. А маркетологам — по компаниям-заказчикам.

Переводчикам можно ставить на письма сроки сдачи, чтобы точно ничего не пропустить.

Служебные папки и перемещение всего неясного, но возможно нужного — точно пригодится всем. Как и удаление всякого мусора, который точно больше никогда не пригодится.

Не знаю, что ещё и для кого можно предположить. Может, будут вопросы?

Тэги: менеджмент

Оцените статью:
6

0|+6