Многие используют приложение MyLifeOrganized для организации своих дел. Поделюсь своим опытом его применения в GTD*.


Начал использовать MLO 5 лет назад. Еще Windows Mobile был жив. За это время понял некоторые вещи, которые надеюсь будут полезны и другим любителям и профессионалам тайм-менеджмента. Приведу не только конечные выводы, но и путь, каким я к ним пришел. Это позволит читателям не только лучше понять причины, но и возможно найти «свой путь».

Напомню, что в GTD-подходе существует такое понятие, как «Входящее» – условная корзина, в которую попадают все дела, покуда они не обретут своего места в упорядоченных списках ToDo.

В первое время я делал все каноническим образом, т.е. время от времени разбирал корзину и помещал задачи в списки. Списки были упорядочены в красивые иерархические структуры типа личные дела, работа и т.п. В каждой из этих веток существовали соответствующие папки, подпапки и т.п. Выглядело все, на первый взгляд, красиво и упорядоченно. Примерно вот так:

Некоторые статьи о MLO собственно и ограничиваются тем, что демонстрируют всем названия папок, по которым раскладываются дела.

Однако тут, как вы догадываетесь, должно появиться «НО». Чем больше появлялось различных задач и проектов** в разных состояниях (текущих, приостановленных, планируемых) тем более напрягало перемещать задачи из «Входящего» в соответствующие папки и ветки. Иногда нужные ветки еще приходилось вспоминать, искать или браузить в дереве. Нежелание это делать приводило к тому, что задачи во «Входящем» накапливались и не разбирались куда надо. А это сводит «на нет» почти все преимущества GTD.

Первоначальная идея по упрощению этого процесса заключалась в том, чтобы не кидать задачи в «Входящее», а сразу создавать их в нужной ветке дерева.

Т.е. вместо двух действий: 1) бросить задачу в «Входящее», 2) Поместить её в дерево с нужным описанием, осталось только одно — второе. Это решило проблему переполненного «Входящего», однако довольно быстро я обнаружил, что это препятствует быстрому вводу задач. В результате такого подхода, я испытывал подсознательное сопротивление тому, чтобы фиксировать все задачи, т.к. по прежнему требовалось искать нужные ветки. Это, опять же, противоречит принципам GTD, т.к. задачи не попадают в систему, а копятся в голове. Вывод напрашивается сам собой: проблема в самом помещении задачи в дерево. Это, с моей точки зрения, требует слишком большого количества «вспоминаний», кликов и нажатий кнопок.

В папках, помимо прочего, кроется еще одна неприятность:

Допустим, вы сделали папки «Личные дела» и «Работа». Судя по другим статьям, многие начинают с этих папок. Представьте, что вы собираетесь добавить задачу «Прочесть такую-то книгу» или «Пройти такой-то тренинг». В какую из папок вы должны поместить эту задачу? С одной стороны — это нужно именно для работы. С другой стороны — это развивает лично вас. А если в результате вы станете лучше делать свое дело, это может положительно отразиться и на вашем личном доходе. Так получается вы это делаете для работы или для себя лично? Тогда может привязаться к месту? Дом — все что делаем дома, а Офис — все что делаем там? А если вышеупомянутую книгу вы читаете то дома, то на работе, то в транспорте по дороге? Как бы вы не делили свою жизнь на части, окажется, что встречаются дела, которые относятся сразу к нескольким частям, потому, что наша жизнь — целая. Существующие в ней сферы деятельности имеют взаимосвязи.

По этим причинам я практически отказался от папок в пользу контекстов***. Контексты не требуют искать место в дереве, куда поместить задачу, назначаются моментально и позволяют отнести любое дело одновременно к нескольким категориям. Иерархия осталась лишь для проектов, и шаблонов задач.

Итак, к чему я пришел:

  1. Все задачи попадают во «Входящее» и остаются там без последующего перекладывания в какие-либо папки.
  2. Признаком того, что задача в корзине обработана, являются назначенные ей контексты.
  3. Проекты имеют вложенность максимум 2 уровня


Может возникнуть вопрос: Как можно работать с папкой «Входящее», если там в одной куче лежат все задачи, не разложенные по папкам? Да, мы привыкли раскладывать все по подпапкам и делаем это даже тогда, когда в этом нет необходимости и на это тратится лишнее время. Ответ прост: с папкой «Входящее» работать вовсе не надо. Не смотрите на нее. Вместо этого, настройте вкладки с теми видами задач, которые вам действительно нужны. Я использую следующие виды: Действия по контекстам (с дополнительными настройками), цели и календарь. Кроме этого, есть отдельные вкладки по некоторым проектам и контекстам.

Примеры некоторых контекстов, которые я использую:

Для обработки корзины заходим в вид «Действия по контекстам» и открываем ветку «Контекст: (нет)». Там находятся все необработанные задачи, т.е. те, для которых вы еще не определили контекст. По мере назначения контекстов задачи исчезают оттуда и мгновенно появляются в соответствующих разделах.

Несмотря на то, что я использую конкретное приложение, возможно изложенные принципы и примеры помогут и пользователям других GTD-инструментов и натолкнут их на полезные мысли.


Примечания:

* GTD=Getting Things Done (как разобраться с делами) - в тайм-менеджменте методика организации дел, основанная Дэвидом Алленом
** Проектом в парадигме GTD считается любая задача, имеющая подзадачи.
*** Технически, контексты — это тэги.

Тэги: программное обеспечение управление временем таймменеджмент

Оцените статью:
12

0|+12